Checkliste: Personal für die Weihnachtsfeier planen

Kurz gesagt: Buchen Sie Personal für die Weihnachtsfeier vier bis sechs Wochen vorher. Klären Sie Gästezahl, Format und Zeiten inklusive Auf- und Abbau. Und planen Sie bei langen Abenden eine Ablösung ein.

Sechs bis vier Wochen vorher

• Gästezahl schätzen und das Format festlegen: Buffet, Menü am Tisch oder Fingerfood im Stehen.
• Rollen klären: Service, Bar, Buffet und Küche, Garderobe, Empfang, Auf- und Abbau.
• Zeiten festlegen, von der Ankunft des Teams bis zum letzten aufgeräumten Tisch. Aufbau und Abbau dauern oft länger als gedacht.
• Personal anfragen. Im Dezember sind die Wochenenden früh vergeben.

Zwei Wochen vorher

• Ablauf an den Dienstleister schicken: wann Sekt, wann Essen, wann Reden, wann Musik.
• Einen Ansprechpartner vor Ort benennen, der Fragen des Teams beantwortet. Bei größeren Feiern lohnt sich eine Teamleitung, die das übernimmt.
• Dresscode abstimmen. Unsere Servicekräfte kommen in weißem oder schwarzem Hemd, schwarzer Hose und schwarzen Schuhen. Schürzen oder Westen im Firmenlook stellen Sie.

Was das Arbeitszeitgesetz vorgibt

• Pausen: Nach sechs Stunden Arbeit sind 30 Minuten Pause Pflicht, nach neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Bei langen Abenden heißt das: gestaffelte Pausen oder eine Ablösung planen.
• Höchstdauer: In der Regel acht, höchstens zehn Stunden am Tag (§ 3 ArbZG). Dazu zählt auch der Auf- und Abbau.
• Ruhezeit: Zwischen zwei Einsätzen liegen mindestens elf Stunden, in der Gastronomie unter Bedingungen zehn (§ 5 ArbZG). Wer bis 2 Uhr nachts arbeitet, kann nicht um 9 Uhr beim Frühstück wieder dabei sein.
• Sonntag: Arbeit am Sonntag ist bei Veranstaltungen und in der Gastronomie erlaubt (§ 10 ArbZG).

Essen und Hygiene

Wer mit Lebensmitteln arbeitet, braucht eine Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz (§ 43 IfSG). Bei uns haben alle, die mit Lebensmitteln arbeiten, eine gültige Belehrung.

Wie viele Leute brauchen Sie?

Eine feste Formel gibt es nicht. Ein Menü am Tisch braucht mehr Service als ein Buffet, eine Bar mit Cocktails mehr als Bier und Wein. Nennen Sie uns Gästezahl, Format und Zeiten, dann rechnen wir die Besetzung mit Ihnen durch.

Die 110-Euro-Grenze

Für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr bleiben 110 Euro je teilnehmendem Mitarbeiter steuerfrei (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Dazu zählen alle Kosten einschließlich Umsatzsteuer, auch das, was Sie Dritten für den äußeren Rahmen zahlen. Gebuchtes Servicepersonal gehört nach unserer Einschätzung dazu. Fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung.

Am Abend und danach

• Das Team kurz einweisen: Räume, Ablauf, wer was darf.
• Die geleisteten Stunden am Ende gemeinsam festhalten. Abgerechnet wird nach Stunden, mindestens vier je Kraft.

Häufige Fragen

Quellen

§ 3 ArbZG · § 4 ArbZG · § 5 ArbZG · § 10 ArbZG · § 43 IfSG · § 19 EStG · BMF-Schreiben vom 14.10.2015 zu Betriebsveranstaltungen (Kopie bei der IHK)

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